สำหรับใครที่กำลังมองหางานธุรการทำในยุคสมัยปัจจุบัน ไม่ว่าจะเป็นตามบริษัท ห้างร้าน หรือแม้แต่สายงานราชการ อีกทั้งงานในรูปแบบนี้มักจะให้เงินเดือนที่ดีที่อยู่ในระดับที่รับได้ จนหลาย ๆ คนตั้งเป้าหมายว่าหากได้ทำงานที่เกี่ยวกับการทำเอกสารแล้วละก็งานธุรการก็คือส่วนหนึ่งที่น่าทำอย่างมาก แต่คุณทราบหรือไม่ว่างานชนิดนี้มีอะไรมากกว่าการทำเอกสารทั่ว ๆ ไป เพราะฉะนั้นแล้วในบทความนี้เราจะมาลงรายละเอียดกันว่าผู้ที่กำลังสนใจในงานชนิดนี้จะต้องมีคุณสมบัติอย่างไรบ้าง  

สิ่งที่ควรรู้สำหรับการางานธุรการรูปแบบงานที่ได้รับความสนใจอย่างมากในปัจจุบัน  

สำหรับผู้ที่กำลังหางานธุรการสิ่งแรกที่คุณควรรู้ก็คือ งานธุรการเป็นงานที่มีขอบเขตการทำงานที่กว้างพอสมควรไม่ใช่แค่งานพิมพ์เอกสารทั่ว ๆ ไปอย่างที่เรา ๆ เข้าใจกัน หลายคนอาจสับสนกับงานฝ่ายบุคคล แต่แท้จริงแล้วมันมีความแตกต่างกันอยู่สิ้นเชิง แต่งานด้านนี้จะเน้นไปที่การประสานงานภายในองค์การเป็นหลัก หรือจะเรียกว่าเป็นฝ่ายสนับสนุนก็ได้ คืองานที่ต้องสามารถติดต่อกับทุกหน่วยงานภายในองค์กรและภายนอกองค์กรผ่านเอกสารต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องกับบริษัท และที่สำคัญยังต้องเป็นฝ่ายที่ดูแลเอกสารองค์กรตลอดจนการจัดเก็บและค้นหาเอกสารต่างๆ รวมทั้งการจัดเตรียมการประชุมอีกด้วย  

คุณสมบัติที่สำคัญสำหรับผู้ที่กำลังหางานธุรการ 

– เป็นงานที่ต้องมีความรับผิดชอบที่สูง ผู้ปฏิบัติงานต้องรับความกดดันได้  

– มีความอดทนกับงานสูง  

– มีทัศนคติที่ดีเป็นไปทางในแง่บวกเสมอ 

– มีมนุษย์สัมพันธ์แก่ผู้มาติดต่องาน และเพื่อนร่วมงานทุกคน 

– มีความละเอียดรอบคอบต่องานที่ทำ  

– เป็นคนยอมรับฟังความคิดเห็นของเพื่อนร่วมงานอยู่เสมอ  

– สามารถช่วยเหลืองานอื่น ๆ ได้  

– สุขุมใจเย็น เก็บอารมณ์ได้ดี  

สรุปบทบาทหน้าที่ของงานธุรการ  

สำหรับใครที่ยังไม่เข้าใจว่าจริง ๆ แล้วผู้ที่กำลังหางานธุรการหรือผู้ที่จะปฏิบัติงานด้านนี้มีหน้าที่ทำอะไรบ้าง เช่นนั้นแล้วเราจะขอสรุปเป็นแต่ละหัวข้อให้คุณสามารถเข้าใจได้ง่าย ๆ โดยมีทั้งหมด 5 หัวข้อด้วยกันคือ  

1. ทำหน้าที่คอยติดต่อประสานงานแก่หน่วยงานต่าง ๆ ทั้งในและนอกองค์กร  

2. หากมีการใช้สถานที่เพื่อปฏิบัติงาน หรือกิจกรรมต่าง ๆ ที่องค์กรของเราต้องรับผิดชอบ เจ้าหน้าที่ธุรการต้องเข้าไปดูแลติดต่อกับฝ่ายอาคารสถานที่ รวมไปถึงลำดับขั้นตอนการดำเนินงานต่าง ๆ  

3. ดูแลเอกสารการสั่งซื้ออุปกรณ์ที่จำเป็นต่าง ๆ ภายในออฟฟิศไม่ให้ขาด 

4. ควบคุมและดูแลการทำงานของฝ่ายทำความสะอาด หรือแม่บ้าน  

5. คอยรับ-ส่งเอกสารทั้งภายในองค์กร และจากภายนอกองค์กร  

แน่นอนว่าสำหรับผู้ที่กำลังหางานธุรการในตอนนี้นั้นย่อมต้องมีคุณสมบัติที่ใส่ใจเกี่ยวกับงานเป็นพิเศษ และมีรายละเอียดของงานที่หลากหลาย ซึ่งในบางครั้งบริษัทที่มีขนาดเล็กก็อาจจะนำงานส่วนอื่น ๆ มาเพิ่มเติมให้กับฝ่ายธุรการอีกด้วยอย่างเช่น การเบิกจ่ายครุภัณฑ์ การควบคุมเกี่ยวกับการเงิน งานฝ่ายบุคคล งานที่ต้องใช้เอกสารเป็นตัวกำหนด เพราะฉะนั้นแล้วเราจึงแนะนำว่าก่อนจะเข้าทำงานในตำแหน่งนี้นั้น ควรศึกษาองค์กรนั้นก่อนว่ามีรูปแบบขอบเขตงานเป็นอย่างไร เพื่อให้คุณสามารถปฏิบัติงานได้อย่างถูกต้องตามที่คุณตั้งใจไว้นั่นเอง